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长兴县商务局坚持“五个加强”开展档案管理工作

发布日期:2018-01-05 09:58 信息来源:省商务厅政务网

2017年,长兴县商务局坚持以法治档,狠抓基础建设,通过明确目标、强化管理、形成合力,提升了档案规范管理水平,较好地完成了各类档案的收集、整理、分类、编目、归档、借查阅和库藏保护等基础性、信息化管理任务,对促进商务中心工作起到了服务保障作用,有效发挥了局机关档案整体功能。

一、加强组织领导。成立了局主要领导为组长的档案管理工作领导小组,分管档案领导、办公室主任、专职档案人员均有清晰职责且履职到位,形成了分管领导亲自抓,档案人员具体管,各个科室同努力,纵向责任明、横向有人抓的管理网络。并在经费和硬件配置方面给予大力支持,保证了档案管理工作的顺利开展。6月9日,围绕以“档案——我们共同的记忆”主题,开展第10个“国际档案日”系列宣传活动,通过发送短信、张贴宣传海报、发放宣传资料等多种形式,让更多的人关注档案、走近档案;12月4日,通过星期一夜校讲解《档案知识》相关法律法规,进一步增强了干部职工的档案法治意识和贯彻执行的自觉性。

二、加强制度建设。坚持着眼于档案日常管理的细微环节,用制度建设来解决工作细节中易出现的问题,使档案工作做到了有章可循,有据可依。健全档案管理相关制度,出台了《县商务局档案工作管理制度》,进一步完善档案人员岗位职责、档案整理归档制度、借阅保密制度、鉴定销毁制度、综合档案室库房管理制度等各项档案制度。在完善制度的基础上,建立了“五簿”登记制,即借阅档案登记簿、查阅档案登记簿、收集材料登记簿、销毁材料登记簿、档案利用效果登记簿,确保了档案管理工作有章可循、有序操作。

三、加强规范整理。按照“示范数字档案室”要求,严把档案收集、归档流程关,遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”原则,坚持高标准、严要求,严格按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》归档范围及保管期限对所有文件进行分类整理和立卷归档,对所收集材料进行细致的审核、鉴别、整理、编目工作,使档案材料应归尽归。在初步整理完成后,邀请档案中介机构工作人员到现场进行业务指导、总体把关,对不符合规定的地方及时进行整改,做到分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐、查找方便。同时,在平时的工作中,结合商务系统重点工作的开展及时整理,对收集的文件材料,有目的地进行归类、分夹存放,做到文件材料齐全,类别准确,为立卷做好准备工作。

四、加强档案保管。按照档案管理工作硬件达标的要求,配置了打印机、复印机、扫描仪、碎纸机和文件资料柜等一系列办公设备,配备了防火、防潮、防光等设施,进一步改善档案存放、档案管理、档案利用的条件。按档案保管要求,进行专室、专柜保管,并明确档案管理、保管、利用、借阅等各项制度,确保档案保密性和借阅的规范性,推动档案管理水平不断升级。坚持每年6月底前完成上年度文件材料整理归档工作,加大档案管理信息化建设力度,全年投入资金11304元,对有关档案全部进行了数字化加工扫描,并实现了登记备份。现共有文书综合类档案14238件,著录条目14238条,其中永久、长期(30年)7109件、10年(短期)7129件。

五、加强开发利用。开发档案信息资源,充分发挥档案的使用价值,是档案管理的重要内容。为了便于开发利用档案,编制了《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》及各种业务档案索引工具,汇编了《组织机构沿革》、《大事记》、《荣誉册》等专题资料,为档案查阅提供了便利。充分发挥档案服务功能,整理材料报送长兴记忆丛书《锦绣长兴2017》,更好地为《长兴县志》二轮志书编修和《长兴县商务志》《长兴商务工作年鉴》的编写工作提供史料起到了积极的作用。在干部的人事档案、福利待遇查询、办理退(离)休和处理系统国有企业改制历史遗留问题时,用足用好档案资料,努力为日常工作提供坚实保障。今年共接待档案查阅55人次,提供档案资料126件。

湖州市贸粮局供稿

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